Daar ga je weer, met een kopje koffie in de hand richting dat ad hoc ingerichte kamertje, waar de laptop staat. Klaar voor het online event van dit moment, voor de online meeting, het webinar, de webcast of de zoom of Teams bijeenkomst. Die laatste termen zijn in vogelvlucht in ieders vocabulaire opgenomen het laatste halfjaar. Deze termen hebben voor velen een nare bijsmaak. Vergaderingen en besprekingen via de online mogelijkheden zijn voor veel mensen zwaar en kosten extra energie. Organisaties weten dit, dus hoe motiveer je de deelnemers om toch naar het online event te komen… Hoe maak je van een online event een prettige ervaring voor iedereen? Ik ben illusionist en acteur en treed sinds maart 2020 regelmatig online op in webinars en online evenementen. In deze blogpost deel ik graag mijn tips en ideeën voor een goed online evenement.

1. Maak van kijkers deelnemers
   De allerbelangrijkste tip staat meteen op nummer 1. Zorg ervoor dat de kijkers niet passief achteruit zakken in hun bureaustoelen. Betrek hen bij het evenement. Dit kan op allerlei manieren, ik zet vaak interactieve acts in die deelnemers allemaal tegelijk thuis mogen uitvoeren. Zo kom je het dichtste bij een gezamenlijke ervaring. Precies wat een live event zo bijzonder maakt. Maar het kan ook simpel met een vooraf opgestuurde doos met pakjes. Iedereen mag op een bepaald moment tijdens het evenement pakje 1, dan pakje 2 enzovoorts openen. Zo kan iedereen toch met elkaar toasten en heeft iedereen hetzelfde chipje erbij. Ook probeer ik van mijn lezingen meer een vraag-en-antwoordgesprek te maken. Dan creëer je een wisselwerking en is het niet alleen maar zenden van informatie.
2. Talking heads zijn saai
   Als iemand alleen maar praat raakt de spanningsboog snel uitgeput. Documentairemakers kampen vaak met dit probleem. Ze laten de spreker dan vaak doorpraten terwijl er ondertussen iets ondersteunend te zien is. Veel sprekers denken vaak dat het enkel over de informatieoverdracht gaat. Als theatermaker heb ik juist geleerd om dingen te laten zien in plaats van ze te vertellen. Een beeld zegt meer dan duizend woorden. Schenk bijvoorbeeld een glas vol water en laat het overstromen terwijl je vertelt over burn-out en overspannenheid. Het beeld en de metafoor van het overstromende glas zal lang blijven plakken in gedachten. En het levert de nodige hilariteit op.
3. Laat sprekers niet te lang aan het woord
   Lang naar iemand luisteren is tijdens een live evenement gemakkelijker dan tijdens een online evenement. Tedx filmpjes duren niet voor niets maar twintig minuten. De spanningsboog van scherm media is gewoon wat korter. Dus overtuig sprekers ervan dat ze moeten indikken, laat ze de beste onderdelen van hun lezing kiezen. Dubbel check ook of de spreker camera ervaring heeft. Het spreken voor een live publiek vraagt andere expertise dan spreken voor een camera.

5. Break-out rooms zoals op een live event
Een leuk idee is om standaard ‘de koffieautomaat’ break-out room in te stellen bij vergaderingen. Iedereen snapt meteen dat je daar even kan roddelen. Tijdens een live event, kan je ‘de rookruimte’ maken, dan ontmoeten de rokers elkaar daar weer even. Natuurlijk kan je ook een lounge maken, of de chill out room. Of helemaal spannend ‘achter de tent’. Ook kan je een ware festivalsfeer maken door de verschillende break-out rooms te stylen. Elke break-out room heeft bijvoorbeeld een eigen artiest en de artiesten spelen telkens 10 minuten. Daarna wordt er gewisseld. Als extraatje kan je per break-out room ook pakjes hebben die de deelnemers op dat moment mogen open maken. Bijvoorbeeld confetti en slingers in de feestmuziek tent, en een instant cocktail in de cocktailbar. Een bingokaart met cadeautjes in de bingo hal et cetera.

6. Dress to impress
Is er iets feestelijks te vieren, zorg dan voor een bijpassende dresscode op de uitnodiging. Als mensen vooraf meer moeite doen voor het online event dan stijgt vanzelf ook de beleving. Dus als iedereen in cocktail stijl en feestelijke kleding verschijnt dan geeft dat een gezamenlijke ervaring aan alle deelnemers.

Als illusionist maak ik momenteel regelmatig optredens specifiek voor online evenementen. Ik maak zowel zakelijke bijeenkomsten waarbij ik de vraag krijg deelnemers weer op te frissen met iets wonderlijks en humoristisch. Maar ook de feestelijke varianten van online events mocht ik voorzien shows. Ik ben bij het maken van die shows telkens aan het bedenken hoe het inhoudelijk klopt bij de opdracht, maar vooral ook hoe ik van kijkers actieve deelnemers kan maken. Een mooie uitdaging, van wereldwijde webinars voor CEO’s van top bedrijven tot het opleuken van de vergadering bijeenkomst van een gemeente. Het was gelukkig telkens een succes.